Olen urani aikana tarkastanut useita satoja yrityksiä ja päässyt samalla näkemään kymmenien kirjanpitäjien, talouspäälliköiden ja tilitoimistojen toimintatapoja.
Yllätyksekseni tekemisen laatu vaihtelee alalla suuresti. Tässä kirjoituksessa pohdin, mitkä tekijät erottavat parhaat tilitoimistot muista – tilintarkastajan näkökulmasta.
Laadun vaihtelu näkyy tilinpäätöksissä
Kokemukseni mukaan korkeintaan joka viides tilinpäätös menee sellaisenaan läpi tilintarkastuksesta. Tämä tarkoittaa, että noin 80 % tilinpäätöksistä sisältää puutteita, kun ne tulevat tarkastettavaksi.
Parhaiden tilitoimistojen tekemissä tilinpäätöksissä mahdolliset korjaukset ovat usein pieniä ja liittyvät esimerkiksi liitetietoihin tai tilinpäätöserien luokitteluihin. Näissä tapauksissa tilintarkastus etenee sujuvasti, eikä tarkastusprosessin aikana yleensä synny isoja muutoksia lukuihin. Näillä toimistoilla kirjanpito on huolellisesti tehtyä, ja virheitä esiintyy harvoin.
Toisessa ääripäässä ovat toimistot, joiden tilinpäätösluonnokset ovat selvästi puutteellisia. Näissä esiintyy usein virheitä esimerkiksi arvonlisäveron käsittelyssä, verotuksessa, jaksotuksissa ja kirjaustavoissa. Tällaiset tarkastukset venyvät ja korjattavaa usein riittää.
Suurin osa sijoittuu ääripäiden väliin
Valtaosa tilitoimistoista hoitaa juoksevan kirjanpidon ja palkkahallinnon hyvin tai vähintään tyydyttävällä tasolla. Tilinpäätöksissä ja dokumentoinnissa saattaa kuitenkin esiintyä puutteita. Näiden toimistojen asiakkaalle virheiden vaikutus ei välttämättä näy arjessa, mutta tilintarkastajalle ne voivat tuoda haasteita – etenkin harvoin tehtävissä asioissa, joihin ei ole syntynyt rutiinia.
Esimerkiksi projektien tuloutusperiaatteet, ulkomaisissa valuutoissa olevat saatavat ja velat, myyntisaamisten alaskirjaukset tai sijoitusten arvonalentumiset ovat asioita, jotka voivat jäädä huomioimatta. Tämän tyyppiset asiat vaikuttavat kuitenkin merkittävästi tilinpäätöksen lukuihin ja sen johdosta veroihin ja vaikkapa rahoitusmahdollisuuksiin.
Parhaita tilitoimistoja yhdistää nämä tekijät
Audit trail – läpinäkyvä ja looginen kirjausketju
Hyvä kirjanpitäjä dokumentoi työnsä siten, että toinen asiantuntija voi helposti ymmärtää, mitä ja miksi on tehty. Tämä ei ole vain tilintarkastajaa varten – se myös suojaa kirjanpitäjää itseään ja yrittäjää. Esimerkiksi ilman laskua, selvitystä tai muuta liitettä ei ole syytä tehdä kirjauksia. Hyvin dokumentoitu kirjanpito on helpompi tarkastaa myös esimerkiksi verotarkastuksen sattuessa kohdalle.
Laadunvarmistus – neljät silmät periaate
Parhaissa tilitoimistoissa toinen kokenut kirjanpitäjä tarkistaa tilinpäätökset ennen niiden lähettämistä asiakkaalle tai tilintarkastukseen. Tämän tyyppinen sisäinen laadunvarmistus tuo usein esiin isojakin virheitä tilinpäätöksen luvuissa. Myös kokeneille kirjanpitäjille sattuu virheitä – tuplatarkastus vähentää merkittävästi asiakkaalle päätyvien virheellisten lukujen riskiä.
Ammattiylpeys ja integriteetti
Hyvä kirjanpitäjä ei tee kirjauksia kevyin perustein. Hän kunnioittaa omaa osaamistaan ja hänellä on terve ammattiylpeys. Vastuullinen kirjanpitäjä ei kirjaa epäloogisia tositteita eikä ilman kunnollista dokumentointia.
Selkeät prosessit ja pelisäännöt
Selkeät rutiinit miten ja milloin asiat tehdään. Asiakkaan kanssa on selkeästi sovittu, kuinka tarkasti kuukausittaiset jaksotukset tehdään. Kirjataanko esimerkiksi tarvikevaraston muutos kuukausittain vai pelkästään kerran vuodessa. Kirjanpitäjällä on tiedossa mitkä asiat tulee olla tehtynä, jotta luvut ovat oikein.
Vero-osaaminen ja omien rajojen tunnistaminen
Hyvä tilitoimisto tuntee verotuksen perusasiat ja osaa auttaa asiakasta omien kykyjensä puitteissa. Vielä tärkeämpää on tunnistaa, milloin tarvitaan ulkopuolista apua – esimerkiksi verokonsulttia, lakimiestä tai palkka-asiantuntijaa.
Asiakaspalvelu ja viestintä
Parhaat tilitoimistot pitävät aktiivisesti yhteyttä asiakkaisiinsa, tekevät tilinpäätössuunnittelut ajoissa ja ovat tavoitettavissa. Luottamus syntyy, kun asiakas uskaltaa kysyä neuvoa – myös aiheista, jotka eivät suoraan liity kirjanpitoon. Usein kirjanpitäjällä onkin parempi kokonaiskuva yrityksen taloudellisesta tilanteesta kuin yrittäjällä itsellään.
Yksinkertaisuus ja oikeat ihmiset
Asiat on hyvä pitää niin yksin kertaisena kuin mahdollista ilman että oiotaan oleellisissa kohdissa. Toimiston työ on järjestetty niin, että työntekijät viihtyvät ja heidän osaamistaan arvostetaan. Jos on päässyt hyvälle tekijälle asiakkaaksi niin on viisasta huolehtia, että yhteistyö on myös asiakaan puolelta mahdollisimman sujuvaa.
